Arti dari "waktu penyelesaian" dapat berbeda-beda, tergantung pada sektor, tugas, dan keadaan. Mari kita bahas "waktu penyelesaian" secara umum dan pelajari berbagai metode yang dapat Anda dan organisasi Anda gunakan untuk mencapai waktu penyelesaian yang cepat bagi klien dan berbagai pekerjaan lainnya.
Arti umum dari "waktu penyelesaian" adalah durasi suatu proses dari awal hingga selesai.
Dengan kata lain, saat Anda memulai prosedur, seperti tugas konkret yang harus diselesaikan seperti mengirimkan barang, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan prosedur tersebut? Dari awal hingga akhir, durasi ini disebut "waktu penyelesaian". Waktu penyelesaian yang cepat atau singkat jauh lebih diinginkan oleh banyak perusahaan daripada yang lebih lama.
Di berbagai sektor dan tim, ada proses khusus yang dievaluasi untuk produktivitas dan efisiensinya. Dalam banyak situasi, periode penyelesaian memiliki dampak langsung pada laba bersih dan dapat menimbulkan bahaya yang cukup besar. Dengan meminimalkan waktu penanganan, perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja, untuk menyebutkan beberapa keuntungan.
Mencapai waktu penyelesaian yang cepat tanpa mengorbankan kualitas yang tinggi adalah tujuan yang lebih baik untuk dikejar. Prosedur penting bisnis tertentu yang berfokus pada penyelesaian yang cepat meliputi:
Perawatan medis yang andal, perawatan individual
Pengembangan item baru
Otorisasi pinjaman pelanggan
Izin permintaan pembiayaan modal
Proses laboratorium yang efisien
Dalam setiap skenario, perbedaan antara penyelesaian yang ditunda dan yang cepat itu penting dan dapat menyebabkan hasil yang merugikan dan kemungkinan yang terlewatkan. Kegagalan untuk memiliki waktu tindakan yang cepat dapat mengakibatkan kerugian finansial bagi layanan Anda.
Prosesnya tidak terdokumentasi dan tidak jelas. Prosesnya dioperasikan secara manual dan memerlukan banyak penanganan manusia. Serah terima pekerjaan tidak jelas atau tidak ditangani dengan benar. Komunikasi selama prosedur kurang. Solusinya terpisah-pisah dan sudah lewat masa jayanya.
Efisiensi tidak pernah ditentukan atau diukur secara salah, menyembunyikan masalah.
Pekerjaan renovasi proses dapat mengungkap masalah ini dan memulai inisiatif untuk mengurangi durasi prosedur, mengurangi waktu penyelesaian, dan meningkatkan akurasi, kinerja, efisiensi, serta pengalaman pelanggan/karyawan.
Bila hambatan atau kesalahan ditemukan, salah satu titik awal yang perlu diperhatikan adalah bagian manual dari operasi Anda. Ini bisa berarti formulir atau catatan berbasis kertas, email yang dikirim untuk persetujuan, data bersama, lembar kerja yang digunakan untuk pelacakan, dan sebagainya. Ini semua merupakan indikasi penanganan detail dan pengambilan keputusan secara langsung.
Penyederhanaan prosedur dapat dicapai dengan cepat dengan memindahkan pekerjaan yang dioperasikan secara manual ke sistem proses otomatis. Segala jenis tugas yang mematuhi pola yang ditetapkan atau dapat dikontrol oleh penalaran perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya merupakan kandidat yang sempurna untuk otomatisasi.
Otomatisasi meningkatkan waktu penyelesaian dengan automationitical untuk meminimalkan waktu penyelesaian. Pikirkan tentang banyak hal yang dapat menunda pekerja manusia sebagai bagian dari sebuah proyek. Pekerjaan lain yang lebih mendesak mungkin muncul. Anak-anak muda mungkin jatuh sakit dan perlu dirawat. Liburan yang direncanakan dapat mengganggu rutinitas. Seorang pekerja kunci di zona waktu yang berbeda mungkin telah pulang lebih awal untuk hari itu, pilihan definisi tidak akan dibuat sampai keesokan paginya.
Hal ini terjadi setiap hari, yang menyebabkan penundaan menjadi semakin besar dan memengaruhi produktivitas total. Ketika Alan memutuskan hubungan dengan Betty, yang tidak dapat menyampaikan rincian penting kepada Charlotte tepat waktu. Charlotte telah menjadwalkan satu hari penuh untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, namun karena serah terima yang tertunda, ia tidak mendapatkan pekerjaan yang dibutuhkan hingga hari berikutnya, ketika ia dijadwalkan menghadiri konferensi, dan kemudian tertinggal dalam komunikasinya dengan David.
Penugasan kembali pekerjaan tim.
Semua fitur ini, terintegrasi dengan logika perusahaan untuk merutekan pekerjaan dan permintaan dengan tepat, memastikan peningkatan efisiensi dan kecepatan secara substansial.
Mengembangkan prosedur otomatis dapat dilakukan dengan drag-and-drop. Suatu bentuk mewakili setiap pekerjaan dan dapat dihubungkan ke berbagai pekerjaan lain dalam rangkaian yang benar (atau bercabang ke bagian tambahan dari prosedur) untuk mensimulasikan operasi di dunia nyata. Tindakan langsung dalam menyusun keseluruhan prosedur segera membuatnya jelas untuk didiskusikan dan dikritik oleh semua pemangku kepentingan.
Bila pemangku kepentingan setuju, prosedur yang tepat dapat diuji secara langsung. Begitu pengujian berhasil dan iterasi selesai, prosedur dapat diserahkan kepada kelompok untuk digunakan di lapangan.
Sistem ini mengelola proses dengan menugaskan tugas kepada individu yang tepat dan mengirimkan peringatan, pengingat, dan eskalasi jika diperlukan, sehingga mengubah kebutuhan akan kertas, panggilan telepon, email, lembar kerja, dan konferensi. Sistem ini memastikan bahwa tugas berjalan lancar, meluncurkan tugas berikutnya setelah tugas sebelumnya selesai, yang mengarah pada penyelesaian seluruh prosedur.