Pemantauan stok adalah prosedur pengelolaan aktivitas dan kegiatan semua aset fisik yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang dalam proses produksi. Dimulai dengan perolehan komponen dan diakhiri dengan penjualan barang.
Stok bukan hanya sekadar tempat penyimpanan untuk produk-produk perusahaan yang dibutuhkan. Stok memegang peranan penting dan terus berubah dalam prosedur produksi, yang memengaruhi berbagai lokasi prosedur layanan umum seperti penanganan pesanan, pengorganisasian produksi, pemantauan pasokan, dan operasi gudang. Sama seperti peralatan, inventaris merupakan kepemilikan penting yang memerlukan pemantauan cermat. Dalam banyak kasus, nilai pasokan bahkan dapat melampaui nilai mesin produksi.
Pasokan mencakup berbagai macam produk dan perubahan atau integrasi langsung ke dalam produk akhir. Ini dapat terdiri dari produk-produk penting seperti bahan kimia yang digunakan dalam produksi, selain barang-barang yang sebagian sudah disiapkan seperti papan sirkuit dan casing. Cakupan manajemen stok meliputi segala hal mulai dari pengadaan bahan baku hingga ruang penyimpanan dan sirkulasi produk yang sudah selesai, yang meluas ke barang-barang yang masih dalam tahap produksi. Bergantung pada sektor atau teknik produksi tertentu, ini mungkin juga mencakup pelacakan barang-barang yang sedang dikerjakan, yang dikenal sebagai pekerjaan yang sedang berlangsung.
Administrasi stok merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen rantai pasokan umum. Ini terdiri dari prosedur persiapan dan pengambilan bahan dan elemen yang diperlukan untuk membuat produk akhir, serta manajemen ruang penyimpanan dan fasilitas penyimpanan, bersama dengan proses bisnis seperti penerimaan inventaris dan prosedur perawatan, pelacakan transaksi stok, dokumentasi dan pelaporan aktivitas pasokan, administrasi pesanan dan pengambilan pesanan untuk pengiriman, dan masih banyak lagi.
Sifat beragam dan rumit dari prosedur manufaktur dan distribusi kontemporer menunjukkan bahwa pendekatan yang cocok untuk semua orang dalam pemantauan pasokan tidaklah memungkinkan. Meskipun beberapa kinerja inti, seperti melacak berbagai SKU di seluruh rantai pasokan, umumnya penting, berbagai opsi unggul dalam konteks tertentu. Bergantung pada kebutuhan perusahaan, sistem pemantauan inventaris khusus atau sistem Perencanaan Sumber Daya Ventura (ERP) yang ekstensif mungkin diperlukan. Berbagai metode manajemen inventaris, yang terdiri dari Just-in-Time (JIT), Persiapan Permintaan Produk (MRP), dan Titik Pemesanan Ulang/Jumlah Pemesanan Ulang (ROP/ROQ).
Metode yang paling efektif untuk memahami nilai stok dan memiliki sistem yang andal dan akurat untuk mengelolanya adalah dengan melihat dua hal yang sangat berlawanan, yaitu tingkat persediaan yang seimbang, kehabisan stok, dan kelebihan stok. Di sinilah letak salah satu kegagalan mendasar dari metode administrasi stok lama yang mengandalkan lembar kerja, penghitungan kertas, dan input manual. Dalam upaya untuk mencegah kehabisan stok atau kelebihan stok, metode standar memiliki beberapa cara untuk mengikat tingkat stok ke titik optimal yang diinginkan. Akibatnya, bisnis sering kali mendapati diri mereka beralih dari satu ekstrem ke ekstrem lainnya.
Bolak-balik antara persediaan yang menipis dan berlebih ini menyoroti bahaya administrasi persediaan secara langsung. Hal ini menguras banyak biaya bagi pemasok atau perwakilan mana pun, tetapi dapat sangat merugikan modal dan kesehatan keuangan UKM secara keseluruhan. Hal ini juga menyoroti pentingnya manajemen persediaan yang dapat dipercaya, akurat, dan real-time.
Di sisi lain, pemantauan stok yang andal berupaya keras untuk menjaga "area yang luar biasa" secara optimal. Metode ini tidak hanya menyederhanakan proses bisnis dan meningkatkan kinerja, tetapi juga mengurangi biaya. DENGAN menjaga pasokan bahan yang seimbang, bisnis dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan hanya mengalokasikan dana saat diperlukan. Selain itu, mereka dapat membayar sedekat mungkin dengan saat akuisisi, sehingga mengoptimalkan modal mereka.
Dengan menjaga keseimbangan ini, perusahaan dapat terus memenuhi permintaan konsumen, sehingga menghasilkan kepuasan klien yang lebih baik. Dengan demikian, kredibilitas perusahaan meningkat dan membuka peluang baru untuk pertumbuhan layanan.
Manajemen pasokan yang baik juga penting untuk kesehatan ekonomi jangka panjang suatu layanan. Dengan mengenali tren dan musim pasokan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi, pemilik perusahaan dapat menemukan cara untuk manajemen harga dan inovasi yang lebih baik untuk produk-produk baru. Selain itu, mereka dapat menyediakan solusi bernilai tambah dan menegosiasikan perjanjian pasokan yang lebih menguntungkan dengan pemasok.
Mengurus persediaan secara manual dapat memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan. Memiliki catatan inventaris yang salah dapat mengganggu seluruh prosedur bisnis Anda, yang menyebabkan inkonsistensi pasokan yang signifikan dan pelanggan yang tidak puas.
Untungnya, ada banyak sistem otomasi administrasi stok yang tersedia. Beberapa di antaranya terjangkau dan mudah diterapkan ke dalam tumpukan teknologi e-commerce Anda yang sudah ada.
Alat otomatisasi pasokan diciptakan untuk terus melacak dan menangani stok Anda di seluruh jaringan penjualan dan pusat distribusi, sehingga suatu organisasi dapat mempertahankan tingkat perputaran stok yang tinggi dan mengurangi hari penjualan dalam stok.
Pendekatan pasokan memungkinkan pengambilan keputusan yang jauh lebih cepat, yang menyebabkan penyesuaian terhadap perubahan yang ada lebih cepat. Semakin akurat perkiraan kebutuhan, semakin baik Anda dapat mengelola pasokan, apa pun yang terjadi.
Tentu saja, peramalan permintaan tidak akan pernah 100% akurat, namun dengan memperkirakan seberapa besar permintaan yang mungkin Anda miliki di masa mendatang, Anda dapat merencanakan ke depan dan meningkatkan atau menurunkan investasi saham Anda dengan tepat. Dengan mengintegrasikan strategi pasokan seperti peramalan kebutuhan dan stok sekuritas, Anda dapat dengan mudah menjaga tingkat stok ideal untuk memenuhi kebutuhan.